Polityka prywatności AltaSoft

Dotyczy serwisów: altasoft.pl, altasoft.eu, altasoft-it.pl, meeting24.eu, szkoleniapta.pl oraz serwisów wydarzeń administrowanych przez:

• AltaSoft sp. z o.o. ul. Pukowca 15, 40-847 Katowice, KRS: 0000558517, REGON: 361525651, NIP: 6342839789.

Data ostatniej modyfikacji: 13 stycznia 2024.

Postanowienia ogólne

1. Administratorem Państwa danych a także administratorem wymienionych serwisów jest firma AltaSoft sp. z o.o.. z siedzibą ul. Pukowca 15, 40-847 Katowice, RS: 0000558517, REGON: 361525651, NIP: 6342839789, dalej zwana AltaSoft.
   
2. Większość formularzy dostępnych w serwisach AltaSoft wymaga podania swoich danych osobowych (co najmniej imienia i nazwiska oraz adresu email). Zgodnie z obowiązującym prawem wyrażenie przez Państwa zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest konieczne do pomyślnego przetworzenia zapytania lub realizacji usługi wymagającej wypełnienia formularza. W przypadku niewyrażenia zgody, przesłanie formularza drogą elektroniczną nie będzie możliwe. W takiej sytuacji zachęcamy do kontaktu z Biurem Obsługi Klienta AltaSoft i do zgłoszenia zapytania lub złożenia zamówienia inną drogą.
3. AltaSoft zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności. Każdego Internautę korzystającego z formularzy dostępnych w serwisach AltaSoft obowiązuje aktualna Polityka Prywatności znajdująca się na stronie https://altasoft.pl/p_private_policy/. W przypadku usług konferencyjnych, w szczególności wykonywanych na zlecenia zewnętrzne, wymagających uszczegółowienia lub zmian niniejszej Polityki, nadrzędny charakter ma KLAUZULA INFORMACYJNA DOT. PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH, obowiązująca w trakcie rejestracji i rezerwacji usług na daną konferencję.
   Państwa prawa wynikające z niniejszej Polityki Prywatności lub właściwej klauzuli w razie zmian nie zostaną ograniczone bez jednoznacznej Państwa zgody.
4. Jakiekolwiek wprowadzane zmiany wprowadzone w Polityce Prywatności nie wpływają na podstawową zasadę:
   AltaSoft nie udostępnia w żadnej formie osobom trzecim danych personalnych czy adresowych Klientów, ani innych osób korzystających z formularzy internetowych serwisów AltaSoft za wyjątkiem następujących sytuacji:
   • Udostępnienie danych podmiotom, za pomoca których AltaSoft realizuje swoje cele - dane osobowe w razie takiej konieczności mogą zostać przekazane podmiotom, z których usług w ramach swojej działalnośc AltaSoft korzysta i które dalej w imieniu AltaSoft przetwarzają dane, takich jak np. dostawcy systemów teleinformatycznych, kancelarie prawne i firmy doradcze, operatorzy pocztowi i kurierzy z którymi współpracuje AltaSoft, w przypadku usług konferencyjnych mogą to także być np. hotele, drukarnie, firmy transportowe itp.
   • Względy prawne - dane osobowe mogą zostać udostępnione osobom trzecim bez zgody użytkownika np. z następujących powodów: wymóg postępowania zgodnego z prawem, postanowienia lub wyroki sądowe, współpraca z organami władzy w toku prowadzonego przez nie śledztwa, pomoc w zapobieganiu oszustwom lub ochrona praw AltaSoft (w przypadku usług konferencyjnych także ochrony praw zleceniodawcy AltaSoft - zazwyczaj firmy lub instytucji organizującej konferencję).
   • Zgoda użytkownika: we wszystkich pozostałych przypadkach, przed udostępnieniem zgromadzonych danych osobowych stronom trzecim, zostanie skierowane do osoby, której dane dotyczą pytanie, czy jego dane mogą zostać udostępnione osobom trzecim.
5. W razie konieczności udostępnienia danych AltaSoft przekazuje minimalny zestaw danych wymagany do realizacji danej usługi lub żądania podmiotu uprawnionego.
6. Państwa dane nie podlegają profilowaniu. AltaSoft nie będzie podejmuje także zautomatyzowanych decyzji w przetwarzaniu danych osobowych
7. O ile w określonych formularzach explicite nie podano takiej informacji, AltaSoft nie przekazuje Pana/Pani danych osobowych do podmiotów spoza EOG ani do organizacji międzynarodowych
8. Powierzone dane osobowe są przechowywane i zabezpieczone zgodnie z zasadami określonymi w obowiązujących przepisach prawa w tym w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Gromadzone informacje

1. Za pomocą formularzy dostępnych w serwisach AltaSoft gromadzone są i przetwarzane następujące dane:
   • Informacje podawane przez Internautę - są to dane podawane w formularzach. Zazwyczaj wymaganymi danymi są co najmniej imię i nazwisko oraz adres email. Dane te są konieczne do realizacji określonej usługi przez AltaSoft.
   • Pliki cookie - większość przeglądarek domyślnie akceptuje pliki cookie, ale użytkownik może zmienić te ustawienia, aby móc odrzucać wszystkie pliki cookie lub uzyskiwać informacje o próbach ich przesłania. Jednak w przypadku wyłączenia obsługi plików cookie niektóre funkcje lub usługi oferowane przez serwisy AltaSoft mogą nie działać prawidłowo.
     Zobacz także „Polityka cookies”
   • Informacje serwisowe - podczas korzystania z niektórych formularzy (testy, ankiety internetowe, formularze rejestracyjne) automatycznie rejestrujemy informacje przesyłane przez przeglądarkę użytkownika w trakcie wyświetlania formularzy. Mogą to być takie informacje jak adres IP, typ przeglądarki, język przeglądarki, data i godzina zalogowania lub otwarcia formularza. Informacje te służą nam do diagnostyki błędów i poprawy jakości oferowanych serwisów.
   • Korespondencja z klientem - możemy przechowywać wiadomości e-mail i inną korespondencję skierowaną do firmy AltaSoft, aby móc odpowiadać na pytania, reagować na żądania i udoskonalać nasze usługi.

Podstawowe cele przetwarzania danych

1. Dane osobowe i inne dane przekazywane za pomocą serwisów AltaSoft są przechowywane i przetwarzane w następujących celach:
   • Realizacja zapytania lub usługi objętej formularzem
   • Kontrola jakości i poprawa jakości obsługi klienta i innych usług świadczonych przez AltaSoft
   • Statystycznych
   • Serwisowych - zapewnienia sprawności serwisu internetowego
2. W przypadku usług konferencyjnych, cele wymienione w punkcie 1 niniejszego ustępu mogą zostać zawężone lub rozszerzone. W takiej sytuacji publikowana jest i wymaga Państwa akceptacji dodatkowa KLAUZULA INFORMACYJNA DOT. PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH obowiązująca w trakcie rejestracji i rezerwacji usług na daną konferencję. Prosimy o zapoznanie się z jej treścią.
3. Przetwarzanie danych w jakimkolwiek innym celu niż explicite podane zostało w formularzu lub zdeklarowane w polityce bezpieczeństwa zawsze realizowane jest po uprzednim uzyskaniu zgody osoby, której dane dotyczą.

Bezpieczeństwo informacji

1. Wszystkie formularze dostępne w serwisach AltaSoft bazują na bezpiecznym protokole szyfrowania komunikacji (SSL).
2. Dostęp do danych osobowych podlega kontroli, jest ograniczony i mają go tylko upoważnione osoby pracujące na podstawie przewidzianych prawem umów na rzecz AltaSoft, dla których jest on niezbędny w celu obsługi, opracowywania lub udoskonalania świadczonych przez nas usług. Osoby te są związane zobowiązaniami zachowania poufności i w razie niedopełnienia tych zobowiązań podlegają środkom dyscyplinarnym, włącznie z wypowiedzeniem umowy i sankcjami karnymi.
3. W przypadku usług konferencyjnych, zasady dostępu do danych mogą się różnić. W takiej sytuacji publikowana jest i wymaga Państwa akceptacji dodatkowa KLAUZULA INFORMACYJNA DOT. PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH obowiązująca w trakcie rejestracji i rezerwacji usług na daną konferencję. Prosimy o zapoznanie się z jej treścią.

Prawa osoby, której dane dotyczą. Aktualizacja, żądanie usunięcia danych osobowych

1. W każdej chwili Przysługuje Państwu następujące prawa:
• Prawo dostępu do danych i ich poprawiania,
• Prawo do sprostowania danych,
• Prawo do żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• Prawo do ograniczenia przetwarzania,
• Prawo do przenoszenia danych,
• Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
2. Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeżeli sądzi, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczące narusza obowiązujące przepisy.
3. Egzekwowanie praw wymienionych w pkt.1 niniejszego ustępu -niezależnie od sposobu przetwarzania, zawsze możliwe jest przez kontakt z osobą nadzorującą przetwarzanie danych w AltaSoft. Państwa żądania powinny miec formę pisemną (dopuszczalna jest forma elektroniczna - email).
4. Duża część formularzy dostępnych w serwisach AltaSoft, to formularze nie wymagające zakładania konta. Formularze te składowane są jako wiadomości email i traktowane jako korespondencja skierowana do firmy. Nowe zapytanie wymaga ponownego podania danych.
5. W przypadku zakładania konta, użytkownik otrzymuje dostęp do swoich danych przez odpowiedni login i hasło. Może samodzielnie zmienić swoje dane, usunąć konto lub np. tylko cofnąć zgodę na określone formy przetwarzania. Te czynności odbywają się za pośrednictwem bezpiecznego protokołu SSL. Żądanie zapomnienia zawsze wymaga dodatkowego kontaktu z osobą nadzorującą przetwarzanie danych w AltaSoft.
6. Należy zdawać sobie sprawę, że w przypadku skorzystania z usług AltaSoft, żądanie całkowitego usunięcia (żądanie bycia zapomnianym) lub zmiany danych we wszystkich zasobach firmy może nie być możliwe - ze względu na wymogi prawa lub legalne cele dotyczącymi prowadzenia działalności (np. faktury, terminy możliwych roszczeń, wymagania kontraktowe takie jak raporty obecności na szkoleniach itp.).

Okres przetwarzania danych

1. Przetwarzanie danych ulega zakończeniu na żądanie osoby, której dane są przetwarzane.
2. W przypadku braku żądania usunięcia lub bycia zapomnianym dane przetwarzane są do momentu ustania celu ich przetwarzania (np. do momentu zakończenia obsługi zapytania, zaprzestania wysyłki określonego newslettera lub zaprzestania lub zakończenia realizacji określonych usług wraz z upłynięciem okresu ewentualnych związanych z nimi roszczeń.)
3. Konta zakładane w serwisach AltaSoft służące do rejestracji na daną konferencję mają na celu ułatwienie rejestracji oraz jej zmian, a także łatwiejszy dostęp do usług dodatkowych takich jak np. podgląd płatności, wybór paneli rejestracyjnych, dokonanie rezerwacji hotelowych, złożenie abstraktu itp. Konta są aktywne, a podane w nich dane są przetwarzane do zakończenia okresu roszczeń związanych z daną Konferencją - jeżeli w KLAUZULI INFORMACYJNEJ DOT. PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH obowiązującej w trakcie rejestracji i rezerwacji usług na daną konferencję nie podano inaczej, nie dłużej niż 12 miesięcy od jej zakończenia, dane płatności zgodnie z okresami wymaganymi przez prawo (w dniu publikacji regulaminu: przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku)
4. W przypadku, gdy podczas rejestracji na konferencję wyrazili Państwo zgodę na otrzymywanie informacji dotyczących konferencji i zjazdów, związanych merytorycznie z tematyką konferencji, na którą się Państwo rejestrują, Państwa email automatycznie dodawany jest do listy mailingowej newslettera o określonej tematyce. Z subskrypcji newslettera można zrezygnować, edytując zgodę na koncie związanym z rejestracją (o ile jest ono aktywne), bądź przez kontakt z Biurem Obsługi Klienta Działu Organizacji Imprez lub osobą nadzorującą przetwarzanie danych w AltaSoft. W przypadku braku takiej rezygnacji Państwa email przetwarzany jest do momentu podjęcia przez AltaSoft decyzji o zakończeniu wysyłania newslettera, o którym mowa albo do 12 miesięcy od ostatniej wysyłki danego newslettera (po tym okresie wymagana jest ponowna Państwa zgoda na przetwarzanie danych w tym celu).

Kontakt AltaSoft - Biuro Obsługi Klienta, osoba nadzorująca przetwarzanie danych

AltaSoft sp. z o.o.
ul. Pukowca 15
40-847 Katowice
tel: (+48) 32 259 83 99, (+48) 32 259 83 98, (+48) 32 259 83 96
fax: wew. 18

Centralne Biuro Obsługi Klienta: altasoft@altasoft.pl

Biuro Obsługi Klienta - Dział Organizacji Imprez: konferencje@altasoft.pl

Osoba nadzorująca przetwarzanie danych: administrator@altasoft.pl